Bij het woord ‘vergadering’ zakt de moed je misschien al in de schoenen. Dat ellenlange geleuter over van alles en nog wat en het onderwerp dat altijd wel afdwaalt. Het is nuttige tijd die verspild wordt. Gelukkig kan een vergadering ook nuttig en effectief zijn. Hierbij enkele tips om een vergadering helder en snel te houden!

1. Minimaliseer het aantal vergaderingen

Sommige bedrijven hebben de regeling dat ze elke week vergaderen. Als je dit doet, betekent dit dat je elke week iets te melden móet hebben, terwijl er soms helemaal niks is om over te vergaderen. Plan dus alleen een vergadering in als dit echt nodig is. Anders verspil je tijd voor iets dat eigenlijk geen meerwaarde heeft en alleen plaatsvindt omdat ‘het altijd zo gaat’.

2. Tijdstip van vergadering

Wil je voorkomen dat een vergadering uitloopt? Plan deze dan in voor een pauze of voor het einde van de dag. Niemand heeft zin om een deel van zijn vrije tijd op te offeren om in een vergadering te zitten. Zo heb je een duidelijk eindpunt en zal er wel effectief gepraat moeten worden

3. De juiste mensen

Een vergadering is er omdat er dingen besproken moeten worden. Voor sommige beslissingen zullen specifieke mensen nodig zijn. Zorg dan ook dat deze bij de vergadering aanwezig zijn. Zo voorkom je dat het weer een nieuw puntje wordt dat een andere keer opnieuw ter sprake moet komen om de echte beslissing te maken.

 4. De juiste plek

Heb je een bedrijf met verschillende vergaderkamers? Helemaal super! Zorg dat je tijdens een vergadering afgezonderd zit van de rest van de collega’s. Zo verstoor je hun niet en zij verstoren jou niet. Heb je een druk bedrijf? Zorg dan dat je van tevoren een kamer reserveert en je niet voor nare verassingen komt te staan. Een kamer met een lekker grote vergadertafel is het beste. Zo hoef je niet tegen een muur aan te hangen en krijg je geen lamme benen als het een vergadering is die wat langer duurt. Door de juiste stoelen neem je gelijk de juiste houding aan en kun je je beter concentreren op wat er wordt gezegd.

5. Het doel en voorbereiding

Zodra het doel van de vergadering niet duidelijk is, zal het langer duren voordat je op het juiste punt bent. Door van tevoren een memo uit te sturen over de vergadering en het doel ervan, heeft iedereen ook de tijd om zich voor te bereiden. Zorg dan ook dat je op tijd iedereen die er mee te maken heeft op de hoogte stelt van de vergadering. Een ander voordeel hiervan is dat de deelnemers zelf ook nog tijdig een punt aan de vergadering kunnen toevoegen als dit nodig is.

6. Één punt tegelijk

Door een duidelijk schema te maken met punten die besproken moeten worden creëer je een betere structuur. Als dit niet het geval is kunnen verschillende onderwerpen door elkaar heen gaan lopen en ben je al bij een ander punt voordat er een beslissing over de eerste is genomen.

7. Notuleren

Bijhouden, opschrijven, archiveren en delen. Acties die bij een vergadering niet te missen zijn. Zorg dat je één iemand aanwijst om te notuleren, zodat de rest niet afgeleid is door laptops of mobieltjes. Als de notulen is uitgewerkt en verdeeld kan iedereen alles nog eens teruglezen als er twijfels zijn.

(122)